Si deseas ejercer tu profesión o trabajar en otro país, para que validen tus documentos como título universitario o antecedentes penales, es obligatorio que estos estén apostillados. La mayoría de los países utilizan el método apostilla de la Haya, incluyendo a España. Al apostillar tus documentos a través de este método, estos serán reconocidos por cualquier país firmante del XII Convenio de La Haya.

Hoy en día se ha vuelto común la falsificación de documentos, por lo que es necesario que los mismos estén certificados para así asegurar su validez. Los países han buscado acabar con el fraude de documentos por medio de la apostilla, la cual certifica la autenticidad de la firma de los involucrados. Los requisitos para apostillar un documento puede variar entre un país a otro, y hoy hemos venido a estudiar el caso de España.

¿Qué es la Apostilla de la Haya?

La apostilla facilita la legalización de documentos al certificarlos con sellos y firmas, con la finalidad de que sean reconocidos por los países firmantes del Convenio de La Haya. Los documentos se certifican a través de una nota que se coloca en el reverso del documento o anexado a él. No tiene fecha de caducidad pero si el documento posee duración limitada, la apostilla de la Haya durará lo que dure el documento.

¿Qué documentos puedo apostillar a través de la Apostilla de la Haya?

Los documentos a apostillar incluyen tanto documentos judiciales como administrativos. Estos deben cumplir con ciertos reconocimientos previos de firmas, la cual dependerá del documento a apostillar. La ubicación a donde se deberán de dirigir para que sean firmados también varía. Entre los documentos más apostillados en España se tienen:

Títulos y Certificados

Para los estudios universitarios oficiales, dependiendo del título o certificado, requieren la firma del Ministerio de Educación y Formación Profesional o del Ministerio de Cultura y Deporte. El solicitante debe de dirigirse las Altas Inspecciones de Educación en las Comunidades Autónoma, en donde será firmado y luego podrá proceder a iniciar el trámite de apostilla.

Para títulos y certificados académicos oficiales no universitarios, deberán de ser firmados por la consejería de Educación de las Comunidades Autónomas. El lugar a donde se deberán de dirigir lo podrá consultar en la página web de la consejería de educación competente.

Los certificados de Registros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles, deben ser firmados por el encargado del registro mercantil. También puede ser firmado por el decano presidente del Colegio de Registradores de la Propiedad, Mercantil y de Bienes Muebles de España.

Documentos

Para los documentos no educativos de las Comunidades Autónomas, en Madrid se requiere la firma de la Consejería de Presidencia. Los documentos consulares requieren la firma del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y los documentos bancarios del departamento de cuentas corrientes del banco de España.

Sin embargo, no todos los documentos requieren firmas como es el caso de los documentos de entidades locales. Si el documento posee una firma constatada en el sistema de Apostilla del Ministerio de Justicia, no requerirá reconocimiento previo de firma para la Apostilla de la Haya.

¿Qué documentos no puedo apostillar a través de la Apostilla de la Haya?

En España no todos los documentos pueden ser electos para ser apostillados, como es el caso de los documentos expedidos por algún funcionario diplomático o consular. No se pueden apostillar antecedentes penales con certificados negativos si el solicitante lo utilizará en algún estado de la Unión Europea.

Tampoco se apostillarán documentos que reflejen una operación mercantil o aduanera o que estén exentos de ser apostillados por la aplicación de otros Convenios Internacionales.

¿Cómo es el proceso para apostillar mis documentos en España?

Deberás de llenar la solicitud de legalización / apostillas que podrá descargar en la página oficial del Ministerio de Justicia de España. Esta solicitud deberá de estar acompañada por los documentos que se desean apostillar, y debe de ser llenada correctamente en todos sus campos.

Los documentos tramitados serán devueltos a la dirección que se incluyó en la solicitud, a excepción de que la solicitud se haya realizado desde otro país. En este caso será enviado al extranjero pero el Ministerio no se hará responsable de un posible extravío durante el envío.

La solicitud a llenar debe de incluir los datos personales del solicitante. Incluirá sus datos de DNI pasaporte o NIF, el número de documentos que desea apostillar y el país de destino. Además, deberá de incluir el teléfono, correo electrónico y la dirección a donde se desea sea enviado sus documentos por correo postal.

¿Puedo apostillar mi documento con firma electrónica?

La respuesta es sí. España es uno de los pocos países que permite la apostilla se efectúe de manera virtual al sustituir la firma física por un sello electrónico oficial. Se puede solicitar a través de la página oficial del Ministerio de Justicia de España. De realizarse la solicitud correctamente, recibirá un soporte electrónico de la apostilla firmada con el documento embebido en ella.

Al especificar en la solicitud que se desea una apostilla electrónica, podrá descargarla en la página del Ministerio de Justicia y consultar su validez a través de la misma. A partir de la fecha de emisión de la apostilla, tendrá un año para descargarla y de no hacerlo, el documento perderá la apostilla y deberá de iniciar el trámite nuevamente. Tendrá 25 años para verificar la validez de la firma o sello de la apostilla.